Утилизация документов и архивов

Наша компания поможет уничтожить документы, сохраняя конфиденциальность информации. Утилизация документов происходит термическим методом.

Рано или поздно каждая организация накапливает огромный склад с документами, которые больше не пригодятся для работы, их нужно утилизировать, чтобы освободить место для новой документации.

Но при работе с документами не существует понятия старые или ненужные документы. Документы, которые хранятся в офисе или архиве могут иметь статус “с истекшим сроком хранения” и только такие материалы можно утилизировать.

Но даже особый статус не дает право избавляться от макулатуры. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить, составить закрывающую документацию и согласовать ее с руководством компании.

За безответственное обращение с документами предусмотрена ответственность. Хранение и документооборот регламентируется законодательством. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей.

Как показывает практика после неправильной утилизации может и не наступит наказания, до первого запроса контролирующего органа о предоставлении нужного документа.

Отбор документов на утилизацию

Как правило, отбирают документы на утилизацию ежегодно. Задачей такого отбора становится отбор ненужной документации с истекшим сроком хранения. Для разной документации идет свой срок хранения и порядок архивации, поэтому справиться с такой задачей своими силами компаниям бывает сложно, можно ошибиться, списать и утилизировать не ту документацию.

Для утилизации документов рекомендуется составлять комиссию из нескольких представителей бухгалтерии, специалиста, работающего с документами, секретаря или архивариуса.

Составление комиссии закрепляется приказом от руководства компании. Состав комиссии может меняться каждый год.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

Во время отбора составляется акт

В работу комиссии входит не только отбор документа, но и составлению актов об утилизации всех бумаг, которые больше не нужны. Акт составляется, подписывается главой экспертной комиссии и согласовывается ее членами, а также визируется руководством.

За правильной и быстрой утилизацией документов можно обратиться в специализированные организации

Если у компании нет возможности составить экспертную комиссию, организация не располагает временем или ресурсами на объемную работу по переработке и отбору документации на утилизацию, доверить сложное ответственное дело можно профессиональным организациям, специализирующимся на работе с архивными документами.

Как проводится отбор и экспертиза ценности архивных документов на утилизацию

Экспертиза ценности документов компании – это масштабная и кропотливая работа. Перед специалистами документооборота и организации архива всегда стоит большая задача: просмотреть большой пласт документов и отсортировать по году составления, сроку хранения.

1 этап: выделяются документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

Отбор документов — это совместная работа архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и сотрудников структурных подразделений компании. На данном этапе отделяются документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от документов, находящихся в работе.

2 этап: разделение документов по годам.

Этот этап актуален при первой ЭЦ. Все документы, которые завершены документооборотом, просматриваются и разбиваются по годам составления.

Вероятно, что и ранее эти документы разбивались по датам составления. Если ранее такого не было, то заново идет разбор накопившихся документов.

3 этап: экспертиза ценности документов.

На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт о ценности отобранных документов. Уточняется имеют ли они практическую, историческую или научную ценность. Если из представленного на экспертизу объема документов не находятся ценных бумаг, им присваивается статус «могут быть уничтожены».

4 этап: оформление экспертного заключения по результатам экспертизы.

Результатом проведенной экспертизы ценности документов станет подписанный акт на утилизацию, а также опись всех выделенных на утилизацию документов.

5 этап: согласование закрывающих документов с представителями компании. Проводится итоговое заседание комиссии, где утверждаются закрывающие документы с представителями руководства компании.

6 этап: составляем документы на последующее хранение оставшихся документов и утилизацию описанных.

Термическое уничтожение документации

После законного оформления и описи документов на утилизацию, следует этап утилизации документов. Агентство «Ртутная безопасность» производит утилизацию документов термическим методом — самым надежным, быстрым и безопасным способом. По желанию при уничтожении архивов могут присутствовать несколько свидетелей с компании заказчика. Также мы можем зафиксировать уничтожение бумаг на видеосъёмку, а позже предоставить её клиенту. После проведения процедуры, наши сотрудники предоставят все необходимые документы по проделанной работе.

Стоимость утилизации документов термическим способом

Если вы обращаетесь за услугами утилизации в агентство «Ртутная безопасность», стоимость утилизации напрямую зависит от количества документации.

Количество утилизируемой документации мы измеряем килограммами. Стоимость назначается за количество килограммов документации на утилизацию.

Почему стоит обратиться в Агентство «Ртутная безопасность»

Агентство «Ртутная безопасность» специализируется на вопросах экологической безопасности предприятий и законной и правильной утилизации остатков любого производства.

Нас выбирают, потому что мы:

  • Имеем широкие компетенции. Агентство «Ртутная безопасность» предоставляет услуги крупным производственным предприятиям, среднему и малому бизнесу. Наши услуги помогают сэкономить время и силы и направить их в более нужные дела для компаний.

  • 20 лет опыта. Оказываем услуги более 20-ти лет. Мы наработали методики, у нас отлаженные технологии. Мы знаем свое дело от и до. Оказываем услуги консалтинга и сотрудничаем с организациями на постоянной основе.

  • С нами выгодно. Мы предоставляем выгодные расценки за объемную и эффективную работу. Сотрудничаем с компаниями на долгосрочной основе.

Доверяйте утилизацию документов специалистам

Неправильно утилизированные документы — это потеря времени и возможные сложности с законом. Чтобы все изначально было упорядочено, быстро и безопасно юридически, доверяйте утилизацию документов специализированным компаниям.

Узнайте стоимость утилизации документов сейчас — оставляйте заявку на сайте.

Остались вопросы? Задайте их нам по телефону: 8-929-842-74-17 или (8 800 333 2 777).

По вопросам продажи и утилизации документов и архивов обращаться по телефону:

8 (928) 42-10-787

Стоимость утилизации документов и архивов от 9 ₽/кг.

Мы занимаемся утилизацией всех перечисленных ниже позиций. Уточняйте информацию у менеджера.

Продукт утилизации ФККО
отходы бумаги и картона от канцелярской деятельности и делопроизводства 40512202605

Сбор отходов

Транспортировка

По всей территории РФ

Под ключ
...

У нас самые выгодные индивидуальные условия для поставщиков отходов

Чем крупней поставка, тем выгодней цены

Дополнительные услуги

Обезвоживание мазута
Обезвоживание мазута

Наша установка термического обезвоживания позволяет осуществлять обезвоживание мазута и мазутных обводненных шламов, а также любых водосодержащих нефтепродуктов, отработанных масел.

Экологическая переработка отходов
Экологическая переработка отходов

ООО «Агентство «Ртутная безопасность» предоставляет квалифицированные услуги по экологической поддержке предприятий.

Перевозка опасных отходов
Транспортировка опасных отходов

Автопарк предприятия составляет более 25 единиц специализированного транспорта.

Мы
гарантируем

Успешное прохождение любых проверок Росприроднадзора, защиту от штрафов благодаря отсутствию нарушений экологического законодательства.

Беспроблемно организованную деятельность в сфере обращения с отходами и грамотную настройку работы вашего предприятия.

Отчетность берёт на себя наше агентство: отходы предприятия мы приобретаем в собственность и клиент за них ответственность уже не несет.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ

Наши специалисты помогут Вам заключить договор и подготовить все необходимые документы, для большинства опасных отходов выбрать спецтару и специализированные транспортные средства. Предоставим все сертификаты и разрешения для осуществления данного вида деятельности. После утилизации отходов заказчикам выдается полный пакет документов, необходимый для отчета перед контролирующими органами.

Наша продукция
Наши клиенты
Яндекс.Метрика